Introducción
El
término base de datos fue acuñado por primera vez en 1963, en
un simposio celebrado en California.
De forma
sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que
un conjunto de información relacionada que se encuentra
agrupada o estructurada.
El archivo por
sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en que está
organizada la información es la que da origen a la base de datos.
Las bases de datos manuales, pueden ser difíciles de gestionar y
modificar. Por ejemplo, en una guía de teléfonos no es posible encontrar
el número de un individuo si no sabemos su apellido, aunque
conozcamos su domicilio.
Del mismo
modo, en un archivo de pacientes en el que la información esté desordenada por
el nombre de los mismos, será una tarea bastante engorrosa encontrar todos los
pacientes que viven en una zona determinada.
Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando una
base de datos informatizada.
Desde
el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado
por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a
ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.
Desde el
punto de vista más formal, podríamos definir una base de datos como un conjunto
de datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en
máquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios
concurrentes que tienen necesidades de información diferente y no predecibles
en el tiempo.
La idea
general es que estamos tratando con una colección de datos que cumplen las
siguientes propiedades:
·
Están
estructurados independientemente de las aplicaciones y
del soporte de almacenamiento que los contiene.
·
Presentan
la menor redundancia posible.
·
Son
compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.
Base de
datos relacionales
En
una computadora existen diferentes formas
de almacenar información. Esto da lugar a
distintos modelos de organización de la base de datos:
jerárquico, red, relacional y orientada a objeto.
Los sistemas relacionales
son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de datos,
como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final,
períodos cortos de aprendizaje y las consultas de información se
especifican de forma sencilla.
Las
tablas son un medio de representar la información de una forma más compacta y
es posible acceder a la información contenida en dos o más tablas. Más adelante
explicaremos que son las tablas.
Las bases de
datos relacionales están constituidas por una o más tablas que contienen la
información ordenada de una forma organizada. Cumplen las
siguientes leyes básicas:
·
Generalmente,
contendrán muchas tablas.
·
Una tabla sólo
contiene un número fijo de campos.
·
El nombre
de los campos de una tabla es distinto.
·
Cada registro de
la tabla es único.
·
El orden
de los registros y de los campos no está determinados.
·
Para cada
campo existe un conjunto de valores posible.
Diseño de
las bases de datos relacionales
El primer
paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se
quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la
información disponible y la información que necesitamos.
La planificación de
la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es
vital para la gestión efectiva de la misma. El diseño de la
estructura de una tabla consiste en una descripción de cada uno de
los campos que componen el registro y los valores o datos que
contendrá cada uno de esos campos.
Los
campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por
ejemplo: nombre, apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el
nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del campo, etc.
Los
registros constituyen la información que va contenida en los campos de la
tabla, por ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y
la dirección de este. Generalmente los diferente tispos de campos que
su pueden almacenar son los siguientes: Texto (caracteres), Numérico
(números), Fecha / Hora, Lógico (informaciones lógicas si/no, verdadero/falso,
etc., imágenes.
En
resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla
es determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada
con un nombre especificando su tipo y su longitud.
Microsoft access
Posiblemente,
la aplicación más compleja de la suite Office, sea Access, una base
de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el
entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clic
de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de
diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor
experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están
preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento
determinado –ordenar libros, archivar documentación, etc.-.
Objetos
de la base de datos
Tablas: unidad
donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos
estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante
veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las
preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar
la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
Formulario:
elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más
cómoda y visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los
registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones
que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
Módulo: programa o conjunto de
instrucciones en lenguaje Visual Basic.
Conceptos básicos de una base de datos
Campo: unidad básica de una base
de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los
nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres
especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o
corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un
campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de
campo, permite especificar el tipo de información que cargaramos en dicho
campo, esta puede ser:
·
Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un
máximo de 255
·
Memo: para introducir un texto extenso. Hasta
65.535 caracteres
·
Numérico: para introducir números
·
Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
·
Moneda: para introducir datos en formato número y con
el signo monetario
·
Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera
automáticamente el contenido
·
Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si
queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
·
Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja
de cálculo, sonido, etc.
·
Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web
·
Asistente para búsquedas: crea un campo que permite
elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un
cuadro de lista o un cuadro combinado.
·
Registro: es el conjunto de información referida a una
misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.
·
Campo clave: campo que permite identificar y localizar un
registro de manera ágil y organizada.
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